Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter- und Personalverwaltung so, dass Sie immer die Kontrolle über die Daten haben und die DSGVO einhalten. 

Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankenstand, Mutterschaft, DSGVO und Sozialleistungen: Die Mitarbeiterverwaltung in einem Unternehmen umfasst eine Vielzahl von Daten und Informationen, die während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses im Auge behalten und zugeordnet werden müssen. Eine professionelle Bearbeitung und Aktualisierung der Mitarbeiterdaten führt zu zufriedeneren Mitarbeitern, die sich gesehen fühlen. Auch nach zehn Jahren.

Warum ist die Mitarbeiterverwaltung wichtig? 

Seien wir ehrlich. Mitarbeiterverwaltung zählt nicht zu den spannendsten Aufgaben. Dennoch ist es äußerst wichtig, die mitarbeiterbezogenen Daten von der Einstellung bis zum Austritt zu verwalten. Dafür zu sorgen, dass dies alles zuverlässig erledigt wird, ist oft eine Herausforderung. Wer sorgt dafür, dass die Gehälter und Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, dass Urlaube und Abwesenheiten eingetragen werden und dass Krankheit und Urlaub vermerkt werden? Und wer hält das Mitarbeiterhandbuch auf dem neuesten Stand? Und dann ist da noch die DSGVO. Haben wir die erforderlichen Zustimmungen – und löschen wir die Daten innerhalb der geltenden Frist gemäß den Vorschriften? 

Das sind vielleicht ganz einfache Fragen – aber es gibt viele davon. Und es ist wichtig, sie gut und schnell beantworten zu können, um den Mitarbeitern eine reibungslose Employee Journey zu ermöglichen: Wenn wIhre Mitarbeiter jederzeit das Gefühl haben, dass Sie ihre Daten korrekt verwalten, sich ihre Urlaubswünsche merken und ihre neue Kontonummer für die Gehaltszahlung registrieren. 

Erleichtern Sie die Mitarbeiterverwaltung im Arbeitsalltag 

Lange, praktische To-Do-Listen verlangen nach effektiven Arbeitsmethoden. Wir haben drei Ratschläge für Ihre Verwaltungsprozesse zusammengestellt, damit Sie Zeit gewinnen – und Ihre Arbeitsaufgaben smarter erledigen können. 

Warum ist die Mitarbeiterverwaltung wichtig? 

Der korrekte Umgang mit Dokumenten wie z.B. Verträge, Testergebnisse, ärztlichen Berichte, Strafregisterauszüge und Ähnliches ist von zentraler Bedeutung für einen effizient gestalteten Arbeitsplatz. Manueller und mühsamer Papierkram, bei dem Sie Dokumente ausdrucken, einscannen und unterschrieben versenden müssen, erschwert nur die Gewährleistung einer rationellen Dokumentenbearbeitung, die auch den gesetzlichen Anforderungen und den DSGVO-Vorschriften in Bezug auf die Speicherung personenbezogener Daten entspricht. 

Vereinfachen und beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie die Dokumentenverwaltung und den Umgang mit Unterschriften digital abwickeln. In einem digitalen System können Sie kontrollieren, wer Zugriff worauf hat – und so die Gefahr von Sicherheitsverletzungen minimieren. Indem Sie Dokumente zur digitalen Unterschrift senden, vermeiden Sie lästigen Papierkram. Das spart sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern Zeit, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann. 

Lassen Sie die Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst aktualisieren

In einem hektischen Arbeitsalltag mit beruflichen Aufgaben, die volle Konzentration erfordern, ist es manchmal unmöglich, Adressänderungen und Verwandtenlisten auf dem Laufenden zu halten. Aber Stammdaten können auch Kompetenzen, Kurse, erworbene Fähigkeiten, Abwesenheitsgründe und Ähnliches enthalten – und das sind wichtige Informationen, die strategisch für die weitere Geschäftsentwicklung genutzt werden können. Ein vollständiger Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter liefert Ihnen wichtige Daten – und damit Erkenntnisse, mit denen Sie sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter in die richtige Richtung entwickeln können. 

Entlasten Sie sich von einer manuellen, zeitaufwändigen Aufgabe und lassen Sie die Mitarbeiter ihre Daten selbst aktualisieren. In einem HR-IT-System können Sie für jeden Mitarbeiter regelmäßige Erinnerungen einrichten, in denen er aufgefordert wird, seine Daten zu aktualisieren. Sie entscheiden, wie oft sie daran erinnert werden sollen. Ob es sich um eine Adressänderung, eine neue Telefonnummer, einen neuen Fortbildungskurs oder etwas ganz Anderes handelt: Ihre Mitarbeiter aktualisieren die Daten selbst. Keine Engpässe mehr, keine rechtlichen Probleme und keine bedauerlichen Versäumnisse. 

Erfassen Sie alle Mitarbeiterdaten in einem automatisierten HR-System 

Die vielen manuellen Aufgaben können durch den Einsatz eines automatisierten Systems für die Speicherung von Mitarbeiterinformationen ersetzt werden. Im Mitarbeitermodul von Emply können Sie Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheitsinformationen, Verträge, Kursbescheinigungen und Entwicklungspläne ganz komfortabel suchen und sofort finden – alles ist an einem einzigen Ort. Das ist ein großer Gewinn für Sie, denn so müssen Sie die Daten nicht an vielen verschiedenen Stellen speichern und aktualisieren. 

Durch automatische Erinnerungen und Checklisten gehören veraltete Mitarbeiterdaten bald der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter aktualisieren ihre Informationen selbst – und Sie erhalten Benachrichtigungen über wichtige Änderungen. So haben Sie Zeit für andere wertvolle Aufgaben, die Ihre Organisation und Ihren Arbeitsplatz weiterentwickeln können. 

Drei wichtige Regeln der DSGVO, die Sie wissen sollten 

Die verschärften Vorschriften der EU aus dem Jahr 2018 stellen neue und anspruchsvollere Anforderungen an den Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten für Unternehmen und Organisationen. Es gibt Regeln für die Arten von Informationen, die Sie als Unternehmen sammeln müssen, wie lange Sie diese speichern dürfen und welche Dokumentationspflichten Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern haben. 

Bei der Mitarbeiterverwaltung fallen viele personenbezogene Daten an. Es ist alles andere als anspruchslos, alle Vorschriften zu erfüllen und sich mit ihnen vertraut zu machen, damit Sie nichts falsch machen. Ein HR-System kann für die nötige Datensicherheit sorgen, so dass Sie automatisch die erforderlichen Einwilligungen einholen und Daten nach einer bestimmten Anzahl von Jahren löschen. 

Es gibt jedoch einige allgemeine Überlegungen, die Sie für Ihr Unternehmen anstellen können. Lesen Sie sie hier:  

DSGVO in der Personalbeschaffung: Welche Informationen sind für Sie als potenzieller Arbeitgeber wichtig? 

In Bewerbungs- und Anstellungssituationen gilt das Prinzip der – schwer zu definierenden – praktischen Relevanz. Was ist für Sie wichtig und notwendig, um über Ihren zukünftigen Mitarbeiter für die Stelle, für die er eingestellt werden soll, Bescheid zu wissen? So wird es beispielsweise nicht als relevant angesehen, nach dem Familienstand, der politischen Orientierung oder körperlichen Verletzungen des Bewerbers zu fragen, wenn Sie einen Büroassistenten einstellen wollen. Machen Sie sich damit vertraut, welche personenbezogenen Daten welche Verarbeitungsgrundlage (Berechtigung) erfordern, damit Sie keine Fehltritte begehen. 

DSGVO und Mitarbeiterdaten: Alle Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten Sie über sie verarbeiten. 

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Auskunft über die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter zu geben. Umgekehrt hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Zugang zu seinen eigenen personenbezogenen Daten. Der Unterschied besteht darin, dass Sie als Unternehmen verpflichtet sind, Ihre Mitarbeiter aktiv darüber zu informieren, welche Daten Sie über sie speichern, während die Mitarbeiter das Recht haben, Einsicht in die Daten zu verlangen, die Sie über sie verarbeiten. Die Daten sind in der Regel in Berichten über Mitarbeitergespräche, Verträgen, Mitteilungen/E-Mails und Abwesenheitsstatistiken zu finden. 

DSGVO bei Austritt: Denken Sie daran, alle Daten zu erfassen, wenn Sie personenbezogene Daten löschen. 

Im Allgemeinen muss Ihr Unternehmen die Daten eines ausscheidenden Mitarbeiters löschen, sobald es nicht mehr notwendig ist, sie zu speichern. Denken Sie daran, dass die Daten Auswirkungen auf alle späteren arbeitsrechtlichen Fragen haben können. Daher kann es notwendig sein, Daten über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Prüfen Sie sowohl die digitalen als auch die physischen Speicherorte, wenn Sie personenbezogene Daten löschen. Auch in den Ordnern, die Sie seit Jahren nicht mehr durchgesehen haben. Sie wissen ja: Vorsicht ist besser als Nachsicht.