Pflegen Sie Ihr ausgezeichnetes Employer Brand durch respektvolle Offboarding-Prozesse. 

Wenn ein Mitarbeiter das Schiff Ihres Unternehmens verlässt, sei es durch Kündigung oder Entlassung, ist es wichtig, dass Sie einen Rettungsanker auswerfen, der ihn und Ihr Unternehmen gut über Wasser hält. Während der Onboarding-Prozess dazu beiträgt, einen Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zu gewöhnen, muss der Offboarding-Prozess dem Mitarbeiter einen respektvollen Abgang ermöglichen. 

Mit einem gut geplanten Offboarding-Programm können Sie Ihre Mitarbeiter gut verabschieden, vertrauliche Unternehmensinformationen und -daten schützen und von den ausscheidenden Mitarbeitern ein einzigartiges Feedback zu Ihrem Unternehmen erhalten. Ein gut durchdachtes Offboarding-Programm kann daher dazu beitragen, den Ruf Ihres Unternehmens und eine positive Unternehmenskultur zu erhalten. 

Wie kann man ein gutes Offboarding sicherstellen? 

Ein erfolgreiches Offboarding ermöglicht es dem Arbeitgeber und scheidenden Mitarbeiter, ein Arbeitsverhältnis während der Kündigungsfrist und nach der Verabschiedung des Kollegen respektvoll zu beenden. 

Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Organisation eines Offboarding-Programms ankommt. 

Behalten Sie den Überblick über die Belegschaft – auch vor Kündigungen und Entlassungen 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Kompetenzabdeckung und -verteilung durch Workforce Management im Griff haben. Dies ist aus Sicht des Risikomanagements essentiell: Es muss vermieden werden. dass Mitarbeiter exklusiv über so spezifisches Wissen verfügen können, dass niemand sonst im Unternehmen Zugang dazu hat. Einiges Knowhow mag im Unternehmen verteilt sein, aber oft ist einzigartiges, erlerntes oder unbewusstes Wissen in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter konzentriert. 

Der Offboarding-Prozess zielt deshalb auch darauf ab, einen Überblick darüber zu schaffen, was übergeben werden muss und wer für die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters verantwortlich sein wird. Die meisten Mitarbeiter wollen eine gute Übergabe an die Kollegen sicherstellen, aber dafür ist ein standardisiertes Verfahren erforderlich, damit jeder weiß, was in einer solchen Situation zu tun ist. Wann muss der scheidende Mitarbeiter Louise in das System einweisen? Oder einen Kunden an Jakob übergeben? Und weiß Jakob, dass er den Kunden zu übernehmen hat?  

Es ist sinnvoll, das Übergabeverfahren vor Kündigungen oder Entlassungen in das System einzupflegen, damit Sie Kompetenzüberschneidungen und -lücken in der aktuellen Belegschaft außerhalb des Offboarding-Prozesses erkennen. Systematisieren Sie die Ergebnisse und Lösungen und stellen Sie auf diese Weise sicher, dass Sie einen klaren Plan für die Belegschaft und die damit verbundenen Verfahren haben – und dadurch Risiken reduzieren und die Produktivität maximieren können. 

Holen Sie sich Daten, um Ihr Unternehmen zu entwickeln 

Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter gekündigt hat oder entlassen wurde, sollten Sie sich folgende Frage stellen: Was ist schiefgelaufen? Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, haben Sie die einmalige Gelegenheit, herauszufinden, warum Sie den Mitarbeiter verlieren. 

Führen Sie vorrangig ein Kündigungsgespräch zwischen dem gekündigten Mitarbeiter und einer neutralen Person aus der Personalabteilung. Was ist der Grund? Hätten Sie als Unternehmen etwas anders machen können? Welchen Rat kann der Mitarbeiter Ihnen geben? Vielleicht ist dies bereits der vierte Mitarbeiter, der innerhalb eines Jahres in derselben Abteilung gekündigt hat. Ist es an der Zeit, mit dem Leiter der Abteilung zu sprechen? Das ist nicht nur ein Vorteil für Sie, denn Sie erhalten wertvolle HR-Daten aus der Praxis, die Sie zur Verbesserung Ihres Unternehmens nutzen können. Der Mitarbeiter hat auch das Gefühl, dass ihm zugehört wird, und Sie zeigen ihm, dass er wertvoll war. Das schafft oft eine bessere Atmosphäre, wenn der Mitarbeiter zum letzten Mal den Arbeitsplatz verlässt. 

Sie können auch viel aus dem Entlassungsprozess lernen. Überlegen Sie, warum Sie den betreffenden Mitarbeiter entlassen mussten. Wie ist es dazu gekommen? Und haben wir als Unternehmen auch eine Verantwortung? Nutzen Sie die Gelegenheit zur internen Reflexion, damit Sie solche Entlassungen minimieren. 

Entlassen Sie Ihre Mitarbeiter als gute Botschafter Ihrer Employer Brand 

Wenn Sie Wert auf einen harmonischen Austrittsprozess legen, bei dem sich Ihre ehemaligen Mitarbeiter gut behandelt, angehört und in gutem Einvernehmen verabschiedet werden, unterstützen Sie deren weitere Loyalität. Der Wert ehemaliger Mitarbeiter als gute Markenbotschafter in der Welt kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie tragen positiv zu Ihrer Employer Brand, Ihrem Ruf und Ihrer Unternehmenskultur bei. Als netter Nebeneffekt lassen Sie auch die Tür für "Bumerang-Mitarbeiter" offen, die nach ein paar Jahren zu Ihrem Unternehmen zurückkehren könnten. Anders formuliert: Das Offboarding von Mitarbeitern ist – wenn es richtig gemacht wird – eine Investition, die sich auszahlt. 

Das müssen Sie beim Offboarding-Prozess beachten  

Offboarding-Prozesse unterscheiden sich oft von Abteilung zu Abteilung und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Es gibt jedoch einige allgemeine Regeln, an die Sie sich halten sollten, um ein ordnungsgemäßes und respektvolles Offboarding zu gewährleisten. Sehen Sie sich die fünf Regeln hier an. 

Nr. 1: Beschleunigen Sie die Kommunikation mit dem Unternehmen, den Mitarbeitern und möglicherweise auch mit wichtigen Kunden 

Behalten Sie das Wissen, dass ein Mitarbeiter gekündigt hat, nicht für sich. Im schlimmsten Fall kann dies zu Gerüchten und falschen Schlussfolgerungen führen, die dem Ruf des Unternehmens schaden können. 

Sorgen Sie dafür, dass die Führungskraft so schnell wie möglich die nächstgelegenen Beteiligten informiert. Die Mitteilung sollte kurz und präzise sein, aber auch die Möglichkeit bieten, Zweifel und Fragen unter den Kollegen zu klären. Geben Sie an, dass der Mitarbeiter seine Stelle zum Datum X verlässt, und fügen Sie ein persönliches Dankeschön und/oder eine Mitteilung über die Unzufriedenheit mit der Situation bei. In einigen Fällen kann der Vorgesetzte auch die Kündigung erläutern und erwähnen, ob das Unternehmen beabsichtigt, jemand Neues einzustellen oder wer die Arbeitsaufgaben übernehmen wird. 

Nr. 2: Planen Sie die Übernahme von Knowhow und Aufgaben 

Setzen Sie sich mit dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter zusammen, um einen effizienten Plan für die Übernahme von Wissen, Informationen und Aufgaben zu erstellen. Einige Dinge können direkt an einen Kollegen übergeben werden, während andere vielleicht aufgeschrieben und aufbewahrt werden müssen, bis ein neuer Mitarbeiter die Stelle antritt. Das hängt von der Rolle und der Verantwortung des Mitarbeiters ab. Technik und deren Bedienung lassen sich leichter auf Papier erklären, während Managementprozesse oder zusätzliche Vertriebsarbeit schwieriger zu beschreiben sind. 

Oft dauert eine solche Übergabe länger als gedacht. Planen Sie also viel Zeit im Kalender des Mitarbeiters ein, vor allem in Ihrem eigenen Interesse, damit Sie sicher sein können, dass Sie alle wichtigen Informationen im Unternehmen behalten. 

Nr. 3: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die zurückzugebenden Gegenstände des Mitarbeiters und dessen IT-Zugang 

Wenn der Mitarbeiter schon viele Jahre im Unternehmen ist, kann es schwierig sein, all die vielen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel zu identifizieren. Natürlich muss der Mitarbeiter praktische Gegenstände wie Schlüssel, Zugangskarten, PC und dergleichen zurückgeben, aber denken Sie auch daran, sich über Bücher, Abonnements, Reisekarten und alles andere in dieser Form zu informieren. 

Denken Sie außerdem daran, die IT-Abteilung über den Austritt des Mitarbeiters zu informieren. Sorgen Sie dafür, dass der Zugang des Mitarbeiters zu E-Mails, Ordnern, Systemen und Konten rechtzeitig gelöscht wird, damit sich der Mitarbeiter nicht von zu Hause aus einloggen kann. Dies sind notwendige Maßnahmen, da die Mitarbeiter die größte IT-Bedrohung für ein Unternehmen darstellen – und es wäre bedauerlich, wenn das Vergessen der Schließung eines Benutzerkontos schwerwiegende Folgen für die Cybersicherheit hätte. 

Nr. 4: Planen Sie das Kündigungsgespräch oder den Out-Placement-Prozess 

Ein Offboarding-Prozess kann schnell zu einer reinen Übergabe von Arbeitsaufträgen und praktischen Aufgaben werden. Denken Sie jedoch auch daran, relevante und wertvolle Einblicke von den Mitarbeitern zu erhalten, bevor diese die Tür hinter sich schließen. Planen Sie Ihre Termine relativ früh, um die Zeit des Offboarding optimal zu nutzen. Die meisten Mitarbeiter möchten Sie klüger machen, indem sie Ihnen ihre Sichtweise mitteilen. 

Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen haben, können Sie einen Outplacement-Prozess in Erwägung ziehen. Dies kann für einen Mitarbeiter, der sich in einer beruflichen Krise befindet, ein Trost und eine willkommene Hilfe sein, aber es kann auch dazu beitragen, dass Sie sich in dieser Situation besser fühlen. Ein guter Abschiedsprozess erhöht die Chancen, dass der Mitarbeiter weiterhin gut über Ihr Unternehmen spricht. 

Nr. 5: Eine angemessene Verabschiedung 

Verabschieden Sie sich von Ihrem Mitarbeiter. Es muss keine besonders formelle Sitzung sein, aber laden Sie die Abteilung und/oder andere Mitarbeiter des Unternehmens zu einem Frühstück oder Nachmittagskaffee ein, damit alle Kollegen Gelegenheit haben, sich zu verabschieden. Dies verbessert die Erfahrung sowohl für die derzeitigen als auch für die ausscheidenden Kollegen, da es zeigt, dass das Unternehmen Wert darauf legt, Manager und Kollegen zu einem guten Abschied zusammenzubringen. 

Führen Sie automatisierte Offboarding-Prozesse mit Emply durch 

Ein erfolgreicher und eleganter Offboarding-Prozess ist von großem Wert. Das Offboarding-Modul von Emply sorgt für einen organisierten und effizienten Prozess, damit die Mitarbeiter Ihr Unternehmen mit einem guten Gefühl verlassen. Im System können Sie Checklisten, To-Do-Listen und Gesprächsleitfäden hinterlegen, die automatisch an Vorgesetzte und relevante Personen in einer Austrittssituation delegiert werden können. Darüber hinaus erhalten Sie automatische Erinnerungen an alle praktischen Aspekte der Kündigung oder Entlassung eines Mitarbeiters. 

Dieselben Fragen stellen - und strategisches Wissen erhalten 

Ein HR-System bietet die besten Voraussetzungen dafür, dass Ihr Unternehmen einheitliche Fragen stellt, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Daten und Wissen sind im System gespeichert und verschaffen Ihnen einen soliden Überblick, so dass Sie die Daten tatsächlich nutzen können: ein perfekter Ausgangspunkt für strategische Unternehmensoptimierung und Führungsentwicklung. Und die "Sweet Spots" können schwer zu entdecken sein, wenn die Daten nicht systematisiert und organisiert sind. 

Dank Daten auf der gesamten Employee Journey rechtlich auf der sicheren Seite sein 

Im Falle einer Kündigung müssen Sie nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiter die Anforderungen der Stelle nicht entsprechend Ihren Erwartungen erfüllt hat (es sei denn, es handelt sich um interne Kürzungen oder Umstrukturierungen). Dies ist in der Regel leicht zu beweisen. Schwieriger ist es jedoch zu beweisen, dass der Mitarbeiter die Kritikpunkte und Ermahnungen kannte. Denn wie kann man sich als Mitarbeiter verbessern, wenn man nicht weiß, dass man nicht gut genug leistet? 

In einem integrierten HR-System haben Sie einen genauen Überblick über die Mitarbeiterentwicklung, das Feedback und das Follow-up zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, das als Dokumentation auf der Grundlage von Daten fungieren kann. Die Dokumentation eines kontinuierlichen Dialogs zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter zeigt, dass der Mitarbeiter wusste, dass er seine Leistung nicht erbracht hat. 

Wie man ein gutes Kündigungsgespräch führt 

Wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat, ist es guter Stil, den Mitarbeiter zu einem Austrittsgespräch einzuladen. Um die Bemühungen und Ergebnisse des Mitarbeiters zu würdigen, aber auch, um einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln (oder zu erhalten). Ehemalige Mitarbeiter können auch als Botschafter fungieren – und wer weiß? Vielleicht findet der Mitarbeiter den Weg zurück zu Ihnen. 

Im Folgenden finden Sie fünf Tipps für ein gutes Entlassungsgespräch im Rahmen Ihres Offboarding-Prozesses. 

Nr. 1: Bereiten Sie das Gespräch gut vor. Ein Austrittsgespräch kann in viele Richtungen gehen, also planen Sie, was Sie von dem Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt, wissen wollen. Der Blickwinkel hängt von der Abteilung, der Ausbildung, der Betriebszugehörigkeit und der Vorgeschichte im Unternehmen ab. 

Nr. 2: Schaffen Sie eine sichere Atmosphäre. Ein Entlassungsgespräch kann für beide Seiten eine heikle Situation darstellen. Schaffen Sie eine sichere, positive und persönliche Atmosphäre, damit der Mitarbeiter weiß, dass kein böses Blut besteht. Denken Sie daran, sowohl vor als auch während des Gesprächs auf die Wünsche und Signale des Mitarbeiters zu hören, damit es auch ein Gespräch des Mitarbeiters ist (und nicht nur Ihres). Vielleicht hat Ihr Mitarbeiter das Bedürfnis, Frustrationen loszuwerden – und dafür muss es Raum geben. 

Nr. 3: Fragen Sie, was den Mitarbeiter motiviert hat, eine neue Stelle zu suchen. Welche Gründe haben den Mitarbeiter veranlasst, die Stelle zu verlassen? Gab es Kenntnisse oder Fähigkeiten des Mitarbeiters, die Sie nicht nutzen konnten? Dies sind wertvolle Informationen für Sie – unabhängig davon, ob es an mangelnden Entwicklungsmöglichkeiten, einem schrecklichen Vorgesetzten, zu wenig Verantwortung oder einer ungenügenden Bezahlung lag. Sie können dieses Wissen nutzen, um Ihr Unternehmen zu optimieren und andere Mitarbeiter davor zu bewahren, denselben Weg einzuschlagen. 

Nr. 4: Verstehen Sie die Sicht der Mitarbeiter auf Ihr Unternehmen - einschließlich der Kritikpunkte und möglicher Lösungen. „Was hätten wir tun müssen, damit Sie geblieben wären? Und was kann das Unternehmen generell besser machen?“ Gewinnen Sie Informationen aus „berufenem Munde"! Selbstverständlich müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der scheidende Mitarbeiter möglicherweise das Unternehmen nicht nur loben möchte. Seien Sie aufgeschlossen, auch wenn Sie vielleicht nicht einverstanden sind. 

Nr. 5: Beenden Sie das Gespräch und führen Sie den Mitarbeiter in den weiteren Verlauf des Gesprächs ein. Danken Sie dem Mitarbeiter für seine Zeit und seinen Einsatz im Unternehmen. Es ist eine gute Idee, den Prozess von hier aus zu erläutern: Wofür werden die Austrittsdaten verwendet? Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, wie Sie auf Bedenken, Kritik und Lösungsvorschläge reagieren wollen.