Bei der Zeitarbeits- und Personalvermittlungsagentur Moment wurden automatisierte HR-Prozesse der Schlüssel zu standardisierten und effizienten Abläufen. Die Folgen: zufriedenere Mitarbeiter, reibungslosere Arbeitsabläufe – und ein Management, das alles im Blick hat.

Die COVID-Krise, die neue digitale Anforderungen mit sich brachte, und eine Verdoppelung des Geschäftsvolumens: Dies waren die beiden Faktoren, die die Zeitarbeits- und Personalvermittlungsagentur Moment dazu veranlassten, ihre manuellen HR-Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren.

Im Oktober 2021 ließ Moment handgeführte Excel-Tabellen hinter sich und wechselte zum kombinierten HR-System von Emply, das Personalmanangement-Aufgaben standardisiert, automatisiert und rationalisiert. Vom Pre- und Onboarding bis zum Weiterbildungsmanagement. Ein Wechsel, den die HR-Direktorin von Moment, Sara Vinding, sicherlich nicht bereut:

„Wenn ein Unternehmen expandiert und Niederlassungen in mehreren Ländern hat, ist es wichtig, HR-Prozesse automatisiert in einem einzigen System zu verwalten. Das ist sowohl hinsichtlich der Ressourcenplanung in unserem eigenen Interesse, als auch, um die Erfahrungen unserer Mitarbeiter zu standardisieren. Emply hilft uns wirklich dabei, effiziente Prozesse in unserer gesamten Organisation zu gewährleisten", erläutert sie.

Automatisierte Erinnerungsflüsse sorgen für ein besser informiertes und verantwortungsbewusstes Management

„Im Moment ist HR eine Managementaufgabe. Es liegt daher in der Verantwortung jedes Managers, für das Wohlergehen seiner Mitarbeiter zu sorgen. Die Personalabteilung unterstützt diese Aufgabe, indem sie sicherstellt, dass die Manager einfachen Zugang zu den notwendigen Informationen haben. Das System kann automatische E-Mails und Nachrichten an die Manager von Moment senden“, erklärt Sara Vinding:

„Wir haben viele wichtige Erinnerungsfunktionen für unsere Manager eingerichtet, damit wir die Informationen noch besser nutzen können. Zum Beispiel erhalten die Manager eine Erinnerung, wenn einer ihrer Mitarbeiter Geburtstag hat, ein Jubiläum feiert oder in Elternzeit geht. So werden sie automatisch an die Jubiläen ihrer Mitarbeiter erinnert – vorausgesetzt, dass wir sie von Beginn ihrer Beschäftigung an in das System eingegeben haben. Das erleichtert es den Managern, aufmerksam zu sein - und unsere Mitarbeiter wissen diese Aufmerksamkeit zu schätzen.“

Eine professionalisierte Pre- und Onboarding-Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter

„Das Emply-System hat für Moment einen klaren Mehrwert geschaffen, insbesondere beim Pre- und Onboarding-Prozess. Das System hat dazu beigetragen, Struktur zu schaffen und eine einheitliche Qualität an allen Standorten zu gewährleisten. Und das ist auch etwas, was neue Mitarbeiter bemerken“, sagt Sara Vinding:

„Wir haben wirklich positives Feedback von neuen Kollegen erhalten, die das Gefühl haben, dass alles sehr reibungslos läuft. Sie fühlen sich wahrgenommen und ernstgenommen – vor, während und nach dem Start ihres neuen Jobs.“

Moment hat verschiedene Pre- und Onboarding-Initiativen ins Leben gerufen, um eine gute Mitarbeitererfahrung zu unterstützen. So wurden kurze Begrüßungsvideos und ausgewählte Schulungskurse und Systemeinführungen erstellt, die den neuen Mitarbeitern vor der Einstellung zugesandt werden. Das Onboarding-Modul erfasst auch das vollständige Onboarding-Programm für den neuen Mitarbeiter und benachrichtigt automatisch die Manager, um den Mitarbeiter einen Monat und drei Monate nach seinem Eintritt zu Folgegesprächen einzuladen.

Diese Initiativen können auch für Kollegen in Elternzeit genutzt werden

„Es mag ehrgeizig klingen, Videos aufzuzeichnen und Schulungskurse für neue Mitarbeiter zu entwickeln. Aber es muss kein steiler Berg sein, den man erklimmen muss“, sagt Sara Vinding. Die Videos von Moment werden mit Mobiltelefonen aufgenommen, so dass sie authentisch und persönlich wirken, und die Materialien können in mehr Bereichen als nur der Vorbereitung und Einarbeitung einen Mehrwert bieten:

„Die Materialien können nach ihrer Produktion mehrfach verwendet werden. Wir haben vor kurzem damit begonnen, unsere Pre- und Onboarding-Initiativen auch für unsere Kollegen zu nutzen, die aus der Elternzeit zurückkehren“, sagt Sara Vinding.

Gerade bei der Mutterschaftsplanung können die Initiativen Gutes bewirken – und zur Mitarbeiterbindung beitragen. Eine Umfrage von Inspired Beyond Babies zeigt, dass sieben von zehn Arbeitnehmern einen Arbeitsplatzwechsel während der Elternzeit in Betracht ziehen. Dies ist einer der Gründe, warum Moment ein Mutterschaftskonzept eingeführt hat, das den Übergang vom Wickeltisch zum Büroschreibtisch einfacher und flexibler gestaltet:

„Wenn eine Mitarbeiterin in Elternzeit geht, vermerken wir das im System, und von dort aus läuft es automatisch weiter – auch während der Elternzeit der Mitarbeiterin. Mit wenigen Klicks können wir alle Beteiligten darüber informieren, dass ein Mitarbeiter bald aus der Elternzeit zurückkehrt, so dass die Buchung eines Frühstücks, die Vorbereitung eines neuen Büroraums und die Durchführung von Meetings vor der Rückkehr zum Arbeitsplatz vorbereitet werden können“, sagt Sara Vinding und fügt hinzu:

„Es liegt auf der Hand, dass wir unsere Pre- und Onboarding-Initiativen nutzen sollten, um Kollegen, die aus der Elternzeit zurückkehren, wieder in das Unternehmen einzugliedern, damit sie das Gefühl haben, auf dem neuesten Stand zu sein. Auf diese Weise können wir die Kollegen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass sie weiterhin motiviert sind, am Arbeitsplatz zu bleiben.