Mit der HR-Plattform Emply hat PlanBørnefonden ein starkes digitales Fundament für die gesamte Employee Journey geschaffen – von Recruiting und Onboarding bis hin zur Stammdatenverwaltung und Zeiterfassung. Das Ergebnis: optimierte Prozesse, besseres Datenmanagement und mehr Zeit für das, was wirklich zählt – eine bessere Zukunft für die verletzlichsten Kinder und Jugendlichen der Welt zu sichern.

PlanBørnefonden arbeitet in einigen der fragilsten und am wenigsten versorgten Regionen der Welt, um die Rechte von Kindern zu schützen und gleiche Chancen für alle zu schaffen – unabhängig vom Geschlecht. Die Organisation ist Teil von Plan International und in über 80 Ländern vertreten.

Unterstützt von mehr als 45.500 privaten Sponsoren, Unternehmen und Stiftungen ist PlanBørnefonden sowohl eine starke humanitäre Marke als auch ein attraktiver Arbeitsplatz. In den letzten Jahren ist die Organisation von 63 auf 102 Mitarbeitende gewachsen. Doch Wachstum bringt Anforderungen mit sich – und gerade im HR-Bereich wurde deutlich, dass die Zeit für eine digitale Transformation gekommen war.

Die Herausforderung: Zersplitterte Prozesse und manuelle Workflows

Vor der Einführung von Emply wurden Personaldaten in einfachen Datendateien gespeichert und in Excel-Tabellen auf internen Laufwerken gepflegt. Recruiting und Onboarding wurden manuell abgewickelt, und es gab kein zentrales System zur Verwaltung von Stammdaten, Verträgen, Abwesenheiten oder Zeiterfassung.

„Es wurde zu aufwendig und unsicher, alles in großen Excel-Dateien zu verwalten. Außerdem nahm es uns Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben – wie effizientere Abläufe und die Schaffung von Kapazitäten für wertschöpfendes Personalmanagement“, sagt Susan Jane Barker, People Operations Specialist bei PlanBørnefonden.

Die Lösung: Emply als einheitliche HR-Plattform

Im Herbst 2021 führte PlanBørnefonden ein gründliches Marktscreening durch, um eine Lösung zu finden, die ihr Ziel unterstützt, datengetriebener und effizienter zu arbeiten – ohne zusätzliche Komplexität oder übermäßige Kosten. Drei Lösungen wurden evaluiert, und schließlich fiel die Wahl auf Emply.

„Emply hebt sich in mehreren Punkten ab. Es ist eine All-in-One-Lösung, die die gesamte Employee Journey unterstützt – vom Recruiting und Onboarding über Stammdatenverwaltung, Abwesenheitserfassung bis hin zur verpflichtenden Zeiterfassung. Die Plattform ist äußerst benutzerfreundlich, leicht anpassbar und skalierbar – und passte in unser Budget“, erklärt Susan Jane Barker.

Die Implementierung erfolgte über einen Zeitraum von sechs Monaten und ging im Januar 2023 live. Während des Projekts erhielt PlanBørnefonden Unterstützung von Beratern bei Devoteam und Emply – und die Zusammenarbeit war sowohl konstruktiv als auch vertrauensvoll.

„Wir fühlten uns die ganze Zeit über gut unterstützt. Der Emply-Berater war während des gesamten Prozesses ein wertvoller Sparringspartner, und nach der Live-Schaltung haben wir einen Customer Success Manager zugeteilt bekommen, der sich auch heute noch meldet, falls wir Unterstützung benötigen. Auch mit dem Emply-Support haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. All das vermittelt ein starkes Gefühl der Sicherheit“, berichtet sie.

Das Ergebnis: Freiheit, Überblick und Wachstum

Heute nutzen alle 102 Mitarbeitenden von PlanBørnefonden Emply – sowohl über das Web als auch über die mobile App. Mitarbeitende haben Zugriff auf ihre eigenen Profildaten und können diese selbst aktualisieren.

„Man könnte sagen, wir sind von null auf hundert gegangen. Aus HR-Perspektive bietet Emply genau die Freiheit und den Überblick, den wir uns gewünscht haben. Ich schätze es sehr, dass wir nun eine einheitliche Lösung für die gesamte Employee Journey haben – und dass wir sie selbst anpassen können. Es ist ein großer Vorteil, nicht mehrere Systeme parallel verwalten zu müssen. Das unterstützt die Compliance und erleichtert es erheblich, Qualität in unserer HR-Arbeit sicherzustellen“, so Susan Jane Barker.

„Besonders zufrieden sind wir mit den Recruiting- und Onboarding-Modulen, da sie nicht nur unsere Prozesse verschlanken, sondern auch automatische Erinnerungen und Informationsmails an Führungskräfte und relevante Abteilungen senden, wenn neue Mitarbeitende eingestellt werden oder ausscheiden. Das ist eine enorme Verbesserung im Vergleich zu früher, als wir alle Mails manuell verschicken mussten. Mit automatischen Erinnerungen, Benachrichtigungen und effizienten Freigabe-Workflows haben wir nun die Sicherheit, dass nichts übersehen wird.“

PlanBørnefonden verfügt jetzt zudem über eine starke, visuelle und funktionale Karriereseite. Sie dient als wichtiges Schaufenster für die Organisation und unterstützt das Recruiting-Modul, das sowohl von Führungskräften als auch vom People & Culture-Team genutzt wird.

„Die Führungskräfte sind sehr zufrieden mit dem Recruiting-Modul. Sie können den gesamten Prozess verfolgen, Kandidatinnen und Kandidaten bewerten und Daten abrufen – alles an einem Ort“, erklärt sie.

Über die Emply-API hat die Organisation ihre Daten außerdem mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations für Reporting und Analysen integriert.

„Wir verbringen deutlich weniger Zeit mit Administration – und deutlich mehr mit Entwicklung. Das ist unglaublich wertvoll. Persönlich ermöglicht mir das System, mehr Verantwortung zu übernehmen, weil unsere Prozesse jetzt robuster und transparenter sind“, sagt Susan Jane Barker.

Ein enger Partner in der digitalen Transformation

PlanBørnefonden ist noch lange nicht am Ende mit der Weiterentwicklung ihrer People-&-Culture-Funktion. Zukünftige Pläne beinhalten die Aktivierung des Learning-Moduls, das in ihrem Emply-Paket enthalten ist, die Weiterentwicklung der Karriereseite und eine noch intensivere Nutzung der Reporting-Funktionen.

„Wir werden uns kontinuierlich weiterentwickeln und Emply nutzen, um die Employee Experience zu verbessern. Je mehr wir digitalisieren und optimieren können, desto mehr Ressourcen können wir in die Welt leiten – dort, wo sie wirklich einen Unterschied machen.“

PlanBørnefonden nutzt Emply für:

• Recruiting und Karriereseite
• Onboarding und Vertragsmanagement
• Stammdaten- und Abwesenheitsverwaltung
• Verpflichtende Zeiterfassung via App und Web

Über PlanBørnefonden

PlanBørnefonden ist eine der größten Entwicklungs- und humanitären Organisationen Dänemarks. Mit mehr als 100 Mitarbeitenden setzt sich die Organisation für die Rechte und Chancen von Kindern und Jugendlichen ein – insbesondere von Mädchen und jungen Frauen – in einigen der verletzlichsten Regionen der Welt. Ihre Arbeit basiert auf lokalen Partnerschaften und wird von Tausenden privaten Sponsoren, Stiftungen und institutionellen Geldgebern finanziert. PlanBørnefonden ist Teil von Plan International – einer der ältesten und größten Kinderrechtsorganisationen der Welt.