Die Urlaubsplanung stellt Unternehmen jedes Jahr aufs Neue vor organisatorische Herausforderungen. Besonders in beliebten Ferienzeiten wie den Sommermonaten, um Weihnachten herum oder an Brückentagen (im Jahr 2025 beispielsweise der 18. April oder der 1. Mai) möchten viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen. Arbeitgeber müssen einen Kompromiss zwischen den Urlaubswünschen ihrer Beschäftigten und den betrieblichen Erfordernissen finden.

Den rechtlichen Rahmen für die Urlaubsplanung bildet das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das jedem Arbeitnehmer unter anderem einen gesetzlichen Mindesturlaub zusichert. Wir zeigen auf, welche Richtlinien bei dem Gesetz für die Urlaubsplanung von Bedeutung sind und wie Arbeitgeber eine rechtskonforme Urlaubsplanung sicherstellen.

Gesetzliche Regelungen rund um die Urlaubsplanung

Arbeitsrechtlich befindet sich die Urlaubsplanung in einem Spannungsfeld zwischen Arbeitgeberinteressen und Arbeitnehmerwünschen. Prinzipiell ist die Gewährung von Urlaub Arbeitgebersache, dieser ist jedoch dazu verpflichtet, die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ein Antrag auf Urlaub kann demnach nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder aufgrund konkurrierender Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter abgelehnt werden.

Folgende Richtlinien des Bundesurlaubsgesetzes sind für Arbeitgeber besonders wichtig:

• Gesetzlicher Mindesturlaub: Arbeitnehmer haben im Falle einer 6-Tage-Woche Anspruch auf einen Mindesturlaub von 24 Werktagen, bei einer 5-Tage-Woche beläuft sich der Anspruch auf entsprechend 20 Tage.
  
  
• Wartezeit: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses.
  
  
• Zusammenhängender Urlaub: Arbeitnehmer haben das Recht, mindestens einmal im Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück zu nehmen.
  
  
• Betriebsferien: Arbeitgeber dürfen unter bestimmten Voraussetzungen Betriebsferien anordnen, etwa zwischen Weihnachten und Neujahr. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, muss dieser bei der Entscheidung einbezogen werden.
  
  
• Mitwirken des Betriebsrats: Verfügt ein Unternehmen über einen Betriebsrat, ist der Betriebsrat gesetzlich dazu befugt, sich an der Urlaubsplanung zu beteiligen.

Dürfen Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Ähnlich wie Arbeitgeber hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung in der Pflicht stehen, haben sie dafür Sorge zu tragen, dass Arbeitnehmer ihren vertraglich bzw. gesetzlich festgelegten Urlaubsanspruch wahrnehmen. Insofern stehen sie in der Pflicht, für eine geordnete Urlaubsplanung zu sorgen. Arbeitgeber dürfen eine verbindliche Frist für die Urlaubsplanung festsetzen, die von Mitarbeitern einzuhalten ist. Werden Urlaubsansprüche nicht fristgerecht eingereicht, führt das nicht zum Verfall des Urlaubsanspruches – allerdings können später eingereichte Urlaubswünsche nachrangig behandelt werden. Versäumt ein Arbeitnehmer, den Urlaub zu planen, ist der Arbeitgeber berechtigt, diesen selbst festzulegen.

Ab wann können Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Das Gesetz zur Urlaubsplanung sieht keine zeitlich festgelegten Fristen vor. Dennoch gelten einige wichtige Grundsätze – so muss die Aufforderung zur Urlaubsplanung den Mitarbeitern genug Zeit einräumen, ihren Urlaub zu planen. Bei Betriebsferien gilt eine empfohlene Ankündigungsfrist von mindestens 6 Monaten. Feste Urlaubszeiten dürfen ausschließlich im Rahmen von Betriebsferien vorgegeben werden.

Wie lange im Voraus muss ein Antrag auf Urlaub eingereicht werden?

Das Arbeitsrecht rund um die Urlaubsplanung sieht nicht vor, bis wann bzw. wie lange im Voraus der Urlaub eingereicht werden muss. Obwohl der Arbeitgeber eine Frist zur Urlaubsplanung setzen kann, sind Mitarbeiter nicht dazu verpflichtet, dieser nachzukommen. Grundsätzlich müssen Urlaubstage gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG jedoch im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung in das Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich – in diesem Fall muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.

Verfallen nicht genommene Urlaubstage automatisch?

Das Gesetz für die Urlaubsplanung sieht grundsätzlich vor, dass der Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr genommen wird. Der Verfall von Urlaubsansprüchen ist seit dem EuGH-Urteil vom September 2022 und der Umsetzung durch das BAG jedoch nur unter sehr strengen Voraussetzungen möglich. Mit dem neuen Gesetz stehen Arbeitgeber in einer aktiven Mitwirkungspflicht bei der Urlaubsgewährung. Sie müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar darüber informieren, dass noch offene Urlaubsansprüche bestehen und diese bis zum Jahresende genommen werden müssen. Urlaubstage verfallen demnach nicht mehr automatisch, sondern nur dann, wenn Arbeitnehmer diese trotz Hinweis des Arbeitgebers nicht nehmen.

Wann darf ein Antrag auf Urlaub abgelehnt werden?

Das Gesetz für die Urlaubsplanung erlaubt nur unter bestimmten Bedingungen die Ablehnung eines Urlaubsantrags. Zu den legitimen Gründen gehören dringende betriebliche Belange wie Personalengpässe oder wichtige Projektabschlüsse sowie die vorrangige Behandlung anderer Mitarbeiter, beispielsweise wenn diese in die Kinderbetreuung eingebunden sind. Eine bestehende Urlaubssperre für den beantragten Zeitraum kann ebenfalls ein Ablehnungsgrund sein. Wird der Urlaub im Anschluss an eine medizinische Rehabilitation beantragt, besteht kein Ablehnungsrecht. Bereits genehmigter Urlaub kann nur in absoluten Ausnahmefällen widerrufen werden.

In welchem Maße ist die Anordnung von Betriebsferien zulässig?

Die Anordnung von Betriebsferien unterliegt klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Voraussetzungen sind wichtige betriebliche Gründe. Verfügt das Unternehmen über einen Betriebsrat, muss dieser in die Entscheidung miteinbezogen werden. Der Umfang der Betriebsferien ist begrenzt, maximal 60 % des Jahresurlaubs dürfen für Betriebsferien verwendet werden. Das sind bei einem Jahresurlaub von 30 Tagen maximal 18 Tage Betriebsferien.

Arbeitsgesetz für die Urlaubsplanung transparent umsetzen – für beiderseitigen Gewinn

Wir empfehlen, bei Umsetzung der mit der Urlaubsplanung in Zusammenhang stehenden Vorschriften auf eine transparente Lösung auf Augenhöhe zu setzen. Arbeitgeber profitieren hierbei von einer besseren Planbarkeit, höherer Mitarbeiterzufriedenheit und reibungslosen Betriebsabläufen, während Arbeitnehmer die Berücksichtigung ihrer Urlaubswünsche wertschätzen. Eine offene Kommunikationskultur und klare Richtlinien schaffen Vertrauen und fördern das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Bedürfnisse.

Die Emply Mitarbeiterverwaltungs-Software ebnet den Weg zu einer partnerschaftlichen Herangehensweise – die Lösung ermöglicht es Mitarbeitern, Urlaubsanträge selbstständig zu stellen und Abwesenheiten eigenverantwortlich zu planen. Das integrierte Tool zur Zeiterfassung ermöglicht neben Urlaubstagen auch andere Abwesenheiten wie Krankheit oder Dienstreisen zentral zu dokumentieren.

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